“In a survey of 1,000 office workers by task management software provider Igloo, the most common word used to describe meetings is “boring.”
เเค่ได้ยินคำว่าประชุม... หลายๆคนคงเริ่มถอนหายใจรู้สึกหมดพลังกันไปเป็นเเถบ จากการสำรวจพนักงานบริษัทกว่า 1,000 คน พบว่าถ้าพูดถึง “การประชุม” คำว่า “น่าเบื่อ”เป็นคำที่คนเเรกที่คนมักถึง แต่ถึงอย่างนั้นการประชุมก็เป็นสำคัญขององค์กรทุกๆองค์กรใช่ไหมล่ะ เเต่จะทำอย่างไรให้การประชุมไม่น่าเบื่ออย่างเคย วันนี้เรามีเคล็บลับที่น่าสนใจจาก Ted Frank ผู้เขียน Get to the Heart: How Movie Storytelling Secrets Can Make Your Presentation Clear, Compelling, and Earn You a Seat at the Table. มาฝากกันค่ะ ลองเปิดดนตรีคลอระหว่างการประชุมดูสิ เพราะดนตรีมีบทบาทมากในการปรับอารมณ์ผู้ฟัง สร้างความตื่นเต้น เเละทำให้ผู้ฟังโฟกัสได้นาน ลองนึกถึงซาวด์เเทรกในภาพยนตร์เป็นตัวอย่างก็ได้นะ
“Music allows movies to do what few other mediums can: hold a person’s attention for a long time.”
ดนตรีช่วยให้เราจดจ่อ นักวิทยาศาสตร์พบว่าปกติเเล้วมนุษย์อย่างเราๆสามารถโฟกัสความสนใจได้เเค่ราว 8.25วินาทีเท่านั้นเอง เเต่เรากลับสามรถนั่งดื่มด่ำกับภาพยนตร์นาน 2 ชั่วโมงได้โดยไม่ลุกไปไหน นอกจากเนื่อเรื่องที่น่าติดตามแล้วดนตรีประกอบนี่เเหละที่ดึงดูดความสนใจของเราไว้ ซาวด์เเทรกสามารถเร้าอารมณ์เรา ทำให้เรานั่งไม่ติดเก้าอี้ กรีดร้องสุดเสียง น้ำตาซึม หรือขำจนปวดท้อง ลองปิดเสียงเวลาดูThe Conjuring ดูสิ ความน่ากลัวหายไปกว่าครึ่ง เห็นชัดเลยว่าในวงการภาพยนตร์ดนตรีถือเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังมากๆ
ถึงการประชุมขององค์กรจะไม่เหมือนกับการดูภาพยนตร์เสียทีเดียว เราสามารถประยุกต์ใช้ดนตรีให้เข้ากับการประชุมได้หากเลือกเพลงได้เหมาะสม นอกจากจะทำให้พนักงานสดชื่นก่อนเริ่มประชุมเเล้ว ยังทำให้เราตื่นตัวเเละโฟกัสได้ตลอดการประชุมด้วย คำเเนะนำของ Ted Frank คือเราควรตั้งเป้าว่าเราต้องการให้ผู้ฟังรู้สึกอย่างไร เเล้วจึงเลือกเพลงที่ทำให้เกิดอารมณ์นั้นค่ะ ตัวอย่างเช่น ก่อนการประชุมเราต้องการให้ทุกคนผ่อนคลาย รู้สึกสบายๆไม่ตึงเครียด ทำให้สนชื่นเตรียมตัวประชุม เพราะฉันเราอาจเลือกเปิดเพลงสบายๆเช่นเพลงของนักร้องผิวสี Pharrell Williams หรือ Michael Jackson หรือหากกังวลเรื่องลิขสิทธิ์เพลงเราอาจจะเปิดเพลงที่ไม่มีเนื้อร้อง เช่นเพลงบรรเลงเปียโน
“Most of us expect to be bored in meetings. Music can make you much more open to hearing ideas. It makes you feel refreshed and relaxed.”
“เราหลายๆคิดว่าอย่างไรประชุมก็คงน่าเบื่อ แต่ดนตรีทำให้เราเปิดรับไอเดีย ดนตรีช่วยให้เราสดชื่นเเละผ่อนคลาย” การเปิดดนตรีคลอไว้ก่อนเริ่มประชุมช่วยให้พนักงานรู้สึกประหลาดใจ หลายๆคนที่กะว่าอย่างไรประชุมครั้งนี้ก็คงน่าเบื่อ พอได้ยินเสียดนตรีคลอๆไประหว่างเดินเข้าห้องประชุมก็รู้ได้ว่าการประชุมครั้งนี้ต้องไม่เหมือนการประชุมครั้งที่ผ่านๆมา การเปิดดนตรีเเบบนี้เป็นการเตรียมผู้เข้าประชุม ช่วยให้ผ่อนคลายสดชื่น เปิดใจรับไอเดีย
“Videos are a great container for music. It makes the video much more effective and seem to flow quickly."
ส่วนระหว่างการประชุมเราสามารถใส่ดนตรีลงไปในงานนำเสนอ สไลด์ หรือวีดีโอได้ด้วย นอกจากจะดูเป็นธรรมชาติเเล้วยังทำให้งานนำเสนอมีพลัง น่าสนใจ เเละดึงดูดความสนใจของผู้ฟังที่เหนื่อยล้าได้ดีอีกนะ อย่าลืมว่าระหว่างการประชุมเราคงอยากโฟกัสกับการนำเสนอมากกว่าการกดเปลี่ยนเพลงใช่ไหมล่ะ การใส่เพลงลงในวีดีโอหรือสไลด์เเล้วปล่อยให้มันเล่นอัตโนมัติทำให้เราโฟกัสการการนำเสนอได้เต็มที่ สำหรับตอนจบการประชุม Frank เเนะนำว่าหากมีส่วน Q&A เราไม่ควรเปิดเพลงคลอไปด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นเพลงที่ฟังดูสบายเกิดไปจนเสียมู้ดจริงจังของการประชุม
การเปิดเพลงในที่ประชุมเป็นไอเดียที่แปลกใหม่ น่าสนใจ ง่ายเเต่ทรงพลังใช่ไหมล่ะคะ การประชุมครั้งหน้า ก่อนเริ่มประชุมลองเปิดเพลงเพราะๆคลอไว้ ไม่เเน่การประชุมอาจจะไม่น่าเบื่ออย่างเคย สำหรับวันนี้EventBananaมีเรื่องมานำเสนอเท่านี้ ใครสนใจอ่านเพิ่มเติมสามารถอ่านได้ในลิงค์ด้านล่างเลยนะ https://www.fastcompany.com/3069039/why-you-should-create-a-music-playlist-for-your-next-meeting อย่าลืมว่านอกจากเพลงเพราะๆจะช่วยเปลี่ยนบรรยากาศเเล้ว ลองจัดประชุมในสถานที่ใหม่ๆบ้างก็เป็นไอเดียที่ดีใช่ไหมล่ะ ใครสนใจตามไปอ่านได้เลย เปลี่ยนบรรยากาศ คุยงานนอกออฟฟิศ 5 ห้องประชุมนี้ดีต่อใจ
