ขั้นตอนการใช้งาน Venue App

รู้จัก Event Banana Venue App

Venue App กับ 3 Features หลัก

1. LEADS             สร้าง Online Quotation ส่งถึงลูกค้าที่ขอผ่านเว็บไซต์ Event Banana ได้เลยทันที
2. SCHEDULER   ตารางเวลา จัดการ Booking ห้องประชุมทั้งหมดของคุณโดยเฉพาะ 
3. Report            เช็คจำนวนยอดวิวทั้งหมดของสถานที่คุณและยอด RFQ (Request for quotation) ทั้งหมดที่ได้รับตามช่วงเวลาที่ต้องการ

การสร้างใบเสนอราคา (Online Quotation)

• สร้างใบเสนอราคาของคุณได้ง่าย ผ่านแบบฟอร์มที่สวยงาม ได้มาตรฐาน พร้อมกับข้อมูลที่ครบถ้วน 
• ช่วยจัดการ Enquiry ทั้งหมดของลูกค้าของคุณ ได้ครบในหน้าเดียว
• อำนวยความสะดวก ในการสร้างแพ็จเกจราคาและไฟล์แนบไว้ในครั้งเดียว เลือกเสนอได้เลยในครั้งต่อๆไป ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ
• ออกใบเสนอราคาโดยเป็นชื่อสถานที่ของคุณโดยตรง ง๊ายง่ายแค่ 4 คลิก!
• บริหาร Leads งานทั้งหมดได้อยางคลอบคลุม ติดตามลูกค้าได้ง่ายและเป็นระบบ

ตารางจัดการจองห้องประชุม (SCHEDULER)

• จด Booking จากลูกค้าได้ทุกช่องทาง ลูกค้าที่จองผ่านหน้าร้านหรือติดต่อตรง ใช้ได้เลย!
• อำนวยความสะดวกให้คุณ จัดการตารางห้องประชุมทั้งหมดได้ครบในระบบเดียว
• ช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากการ Booking ที่ซ้ำซ้อน จากการใช้งานหลายระบบ
• อัพเดททุกสถานะห้องของคุณได้แบบ Real time
• ทราบรายได้ต่อวันจากทุกช่องทาง  ใช้งานง่าย สะดวก และรวดเร็ว

How to use Venue App

1. วิธีสร้างใบเสนอราคาให้ลูกค้า

** ก่อนอื่นคุณสามารถเพิ่ม Logo / Address / Contact ต่างๆของสถานที่ สำหรับออกใบเสนอราคาได้ที่ Setting > Company Profile **

1. หน้า LEADS เป็นหน้าที่โชว์ List รายการ RFQ หรือใบเสนอราคา ทั้งหมดของลูกค้าที่ขอเข้ามาผ่านทาง เว็บไซต์ Event Banana

2. คลิกเข้าไปที่อีเวนท์นั้นๆ เพื่อสร้างใบเสนอราคา

3. จะเห็นช่องทางการติดต่อลูกค้า และรายละเอียดงานทั้งหมด

 
4. Revision คือ Version ของใบเสนอราคา คุณสามารถออกใบเสนอราคาได้หลายครั้ง ในกรณีที่ต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูล ส่งให้กับลูกค้าใหม่

5. Availability  เลือกห้องที่ต้องการจะเสนอให้กับลูกค้า สามารถเลือกเสนอได้หลายห้อง และเลือก Status ของห้องนั้นๆ
Note  ห้องตรงนี้จะเป็นห้องที่ Linked มาจากโปรไฟล์สถานที่ของคุณบนเว็บไซต์ Event Banana

6. Offering Package**
- ใส่แพ็กเกจราคาที่ต้องการเสนอให้กับลูกค้า สามารถพิมพ์หรือเพิ่มแพ็จเกจราคาไว้เลือกใช้ได้เลยในครั้งต่อๆไป เพื่อความสะดวก รวดเร็ว ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ หรือถ้าต้องการพิมพ์เพิ่มเติมก็สามารถทำได้เลย

- เลือกแพ็กเกจราคา ใส่จำนวนแขก (Unit) ระบบจะคำนวณราคาให้อัตโนมัติ คุณสามารถใส่ส่วนลดเพิ่มเติมได้
- เลือกติ๊กว่า ราคารวมนี้ เป็นราคาที่รวม Vat หรือ service charge แล้วหรือไม่

7. Note  สามารถเขียนข้อความ เพื่อแจ้งข้อมูลเพิ่มเติมให้กับลูกค้า

8. Attachment File**  เลือกแนบไฟล์เพื่อให้รายละเอียดกับลูกค้าเพิ่มเติม เช่น เมนูอาหาร, Meeting Package, Wedding Package, แผนที่ร้าน ฯลฯ ซึ่งไฟล์จะถูกแนบส่งไปกับใบเสนอราคานี้ด้วย
Note  ในส่วนของ Offering Package และ Attachment File สามารถเข้าไปเพิ่มไว้ได้ใน Setting ระบบจะทำการดึงข้อมูลมาจาก Setting ให้อัตโนมัติ

9. Payment Terms  ใส่รายละเอียดเกี่ยวกับเงื่อนไขการจ่ายเงินของทางสถานที่ เช่น ลูกค้าต้องมัดจำก่อน 50% ก่อนถึงวันจัดงาน 14 วัน เป็นต้น  เมื่อลูกค้าสนใจสามารถทำตามข้อมูลในส่วนนี้ได้เลย (สามารถตั้งค่าได้ใน setting)

10. Private Note  มีไว้สำหรับจด Note ข้อความของเราเอง  ส่วนนี้จะไม่ปรากฏในใบเสนอราคาของลูกค้า อาจจดไว้เพื่อเตือนความจำ เช่น “งานนี้ลูกค้าต้องการจัด 3 ครั้งแต่ อีก 2 ครั้ง วันที่ยังไม่แน่อน”

11. เมื่อเสร็จเรียบร้อย กด  Save Quote เพื่อบันทึกใบเสนอราคาไว้ก่อน จะยังไม่ถูกส่ง
                              Save & Submit เพื่อ Preview และส่งใบเสนอราคาให้กับลูกค้า

12. เมื่อกด Save & Submit  ระบบจะทำการ Preview ให้เราได้ตรวจสอบข้อมูลให้เรียบร้อยก่อนจะส่งให้ลูกค้า
Note  สามารถใส่โลโก้ร้าน ข้อมูลการติดต่อของคุณได้เลย ใน Setting

 
13. ตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อย กด SUBMIT QUOTE ได้เลย ใบเสนอราคาจะถูกส่งไปยัง Email ของลูกค้าทันที

 
นอกจากใบเสนอราคาจะถูกส่งไปยัง Email ของลูกค้าโดยตรงแล้ว รายละเอียดทั้งหมดจะไปปรากฏอยู่บน User Dashboard ของลูกค้าอีกด้วย ซึ่งลูกค้าสามารถดูรายละเอียดของสถานที่ ราคาที่เสนอและรูปภาพเพิ่มเติมได้เลยบนหน้าเว็บไซต์ ในส่วนนี้ จะสามารถสร้างการจดจำสถานที่ของเราให้กับลูกค้าได้อีกด้วย

จุดเด่นอีก 1 อย่างของระบบ Venue App คือ สามารถติดตามสถานะ (Track Status) ของใบเสนอราคาทั้งหมดของลูกค้าได้ ช่วยให้คุณจัดการ Leads ของคุณได้อย่างเป็นระบบ

Track Status

• Responded : งานที่ตอบลูกค้าเรียบร้อยแล้ว
• Booked : งานที่ลูกค้าตกลงจองกับเรา
• Lost : งานที่ลูกค้าไม่ได้จัดกับเรา
• Cancelled : งานที่ลูกค้ายกเลิกการจัดงานไป
• Declined : ในกรณีที่เราไม่สามารถจัดงานให้กับลูกค้าได้ **เมื่อกด Declined พร้อมใส่เหตุผล จะถูกส่งไปแจ้งให้ลูกค้าทราบด้วย

 

- เลือกขึ้นมา 1 รายการ จะมี Status ระบุอยู่ด้านบนขวา เราสามารถเลือกเปลี่ยน Status ได้เลย

** เช่น กรณีที่ ไม่สามารถจัดงานให้กับลูกค้าได้ เนื่องจากสถานที่ไม่ว่างหรือด้วยเหตุผลอื่นๆ ให้กดเปลี่ยนสถานะเป็น Declined พร้อมใส่เหตุผลว่าเพราะอะไร **  ระบบจะทำการส่งอีเมลล์ไปถึงลูกค้าพร้อมระบุเหตุผลของคุณ**

เพียงเท่านี้ การใช้ Event Banana Venue App ก็จะทำให้คุณสามารถติดตามสถานะและจัดการใบเสนอราคาทั้งหมดที่ลูกค้าขอเข้ามาได้ง่ายขึ้น สะดวกและรวดเร็ว
 
 

 2. วิธีใช้ Scheduler ในการจัดการห้องและการจอง 

• New Booking

1. คลิกที่ New Booking เมื่อมีลูกค้ามาจองห้อง

2. กรอกรายละเอียดการจองห้องและข้อมูลลูกค้า เรียบร้อยแล้ว กด “Add New Booking” ถือเป็นการยืนยันการจอง

3. รายละเอียดการจองจะปรากฏใน Schedule พร้อมรายได้ของการ Booking ครั้งนั้นๆ สามารถคลิกเข้าไปเพื่อ Edit ข้อมูลได้

• Booking Confirmation

เมื่อลูกค้ามีการจองผ่าน Application Event Banana now คุณสามารถดูรายละเอียดการจอง และต้องทำการ Confirm Booking นั้น ๆ ในระบบ Venue App หรือ Email ที่ได้แจ้งไว้

1. จะมีรายการแจ้งเตือน Booking ขึ้นมาใน "Waiting Confirm" และรอการกด Confirm

2. คลิกที่รายการ Waiting Confirm จะมีรายละเอียดการจองขึ้นมา ให้คลิก “Confirm”

3. ยืนยันการจองเสร็จสมบูรณ์ สามารถดูรายละเอียดการจองได้ พร้อมระบุโลโก้ที่มาจาก Event Banana ให้ทราบ

3. วิธีตั้ง Price Plan (รองรับกับ Event Banana now)

4. Setting

• Package : เพิ่มแพ็กเกจราคาไว้ในครั้งเดียว เพื่อเลือกเสนอให้กับลูกค้า
• Attachment : อัพโหลดไฟล์แพ็กเกจต่างๆ ไว้เลือกแนบไปพร้อมใบเสนอราคา
• Company Profile : ตั้งค่าข้อมูลของสถานที่ เพื่อโชว์ในใบเสนอราคาที่ส่งให้กับลูกค้า
• Room Management : ตั้งค่าห้องประชุมที่จะโชว์ใน Application Event Banana now